Tugas Kuliah Online DI_PVB_21 Maret 2013

Tugas individu
a. Hitunglah:
    a) Prosentase tingkat hunian kamar satu orang
    b) Prosentase tingkat hunian kamar dua orang
    c) Rata-rata pendapatan perkamar dalam rupiah
    d) Rata-rata harga perorang dalam rupiah
dari data hotel WFV yang mempunyai seluruh kamarnya adalah 353 namun ada dua kamar tidak bisa dijual karena sedang rusak. Kamar yang terjual sebanyak 241 yang diisi sebanyak 335 orang. Pendapatan yang diperoleh dari pendapatan kamar adalah US$ 34.210. Bookeeping rate Rp. 9.100

Tugas dikumpulkan paling lambat hari Sabtu/23 Maret 2013.

Kuliah Online DI-PVB_21 Maret 2013

Front Office Report

A. Laporan & Catatan di Front Office.

Pelaporan merupakan salah satu kegiatan manajemen di kantor depan hotel, yaitu fungsi pengawasan, pelaporan ini adalah mencatat/ mendata kegiatan dan menyebarluaskan informasi tentang kegiatan /peristiwa yang telah dilakukan maupun yang akan dilakukan. Laporan yang dibuat oleh KDH akan disebarluaskan kebagian lain. Agar laporan ini dapat dengan mudah dibaca dan dimengerti maka format-format yang digunakan sesuai dengan kebutuhan hotel. Laporan yang dibuat oleh Front Office adalah merupakan pertanggungjawaban serta merupakan kegiatan koordinasi pelayanan terhadap departemen lain. Adapun kegunaan pelaporan ini adalah sebagai dasar manajemen untuk membuat kebijakan yang akan datang.

Departemen atau bagian yang memerlukan laporan dari Front Office yaitu: General Manager, Excecutive Assistant Manager, Rooms Division Manager, FOM, FB Manager, Sales & Marketing Manager, Accounting Manager, Excecutive Housekeeper, Laundry Manager, Chief Engineering, Chief Security, Executive Chef,  Reception, Reservation, Telephone Operator, Information, GRO,  Concierge, Front Office Cashier, Security.

Laporan yang dibuat dapat dibedakan menjadi empat yaitu; Backward, forward, statistic dan  financial report. Adapun secara rinci dan contoh masing-masing jenis laporan ini sebagai berikut:

a. Backward report adalah laporan tentang data mengenai hasil kegiatan yang telah dicapai, contoh laporan ini yaitu:

·           Hotel competitive report (laporan tentang tingkat hunian kamar& pendapatan kamar hotel pesaing)

·           In house guest report (laporan tentang tamu-tamu yang menginap di hotel)

·           Cancellation guest report (laporan tentang pembatalan kedatangan tamu)

·           No show report (laporan tentang tamu yang sudah memesan kamar tetapi tidak datang tanpa informasi)

·           Long staying report (laporan tentang tamu yang menginap dalam jangka waktu yang lama)

·           Complimentary report (laporan tamu-tamu yang mendapat fasilitas kamar secara cuma-cuma)

·           Room count sheet (laporan penjualan kamar selama 24 jam)

·           Room sales recapitulation (rekapitulasi penjualan kamar dan data statistik lainnya selama 24 jam)

·           Guest questionary report (laporan tentang angket tamu)

b.  Forward report adalah laporan yang berisi tentang data/informasi kegiatan yang akan terjadi di hotel, contoh laporan ini yaitu:

·           Forecast report

·           Expected arrival list

·           Expected departure list

·           VIP list

·           Group information list

c. Financial report yaitu laporan yang berisi tentang keuangan hotel, beberapa contoh yang termasuk laporan keuangan ini yaitu:

·           Posting jurnal transaction /laporan jurnal transaksi:merupakan data sebagai bukti, aktivitas staf hotel dalam memposting transaksi

·           Guest with balance report /laporan perincian piutang tamu:berisi tentang perincian piutang hotel yang akan ditagihkan ke pihak ketiga.

·           Guest detailed balance report /laporan  perincian piutang tamu secara rinci:berisi catatan secara rinci tentang hutang tamu kepada hotel, laporan ini berguna untuk mengontrol hutang tamu agar tidak melewati jumlah uang jaminannya.

• Credit check report /laporan yang berisi tentang jaminan pembayaran tamu dengan kartu kredit:Laporan ini berisi rincian pengunaan kartu kredit tamu, ini berguna untuk mengontrol apakah bank masih dapat memberikan jaminan terhadap transaksi tamu.
• House account report/laporan tentang transaksi atas tanggungan hotel, laporan ini berisi tentang transaksi yang menjadi tanggungan hotel.

d. Statistic report adalah laporan yang berisi data statistic hotel, laopran ini dapat berupa/berisi tentang:

• Segmentasi pasar: berisi pengelompokkan tamu sesuai dengan golongan, seperti orang-orang bisnis, pemerintahan, perusahaan penerbangan, kedutaan, biro perjalanan dsb.
• Geografical domisili:berisi tentang data-data mengenai asal usul dari mana tamu yang pernah menginap, statistik ini akan menunjukkan dari negara mana tamu terbanyak.
• Daily competitive report: laporan ini tentang tingkat hunian hotel lain yang dikategorikan sebagai hotel pesaing. P

B. Rumus Perhitungan Tingkat Hunian Kamar

     Laporan yang sangat penting dihotel salah satunya adalah laporan tentang hunian kamar, hunian kamar ini dihitung dengan menggunakan rumus:    

    a. Persentase tingkat hunian kamar yang diisi oleh seorang tamu (percentage of single occupancy).

    b. Persentase tingkat hunian kamar yang diisi oleh dua orang(percentage of double occupancy).

    c. Rata-rata pendapatan perkamar(Average room rate)

    d. Rata-rata harga perorang(Average guest rate)

Kuliah Online DI PVB-07 Februari 2013

Petunjuk Kuliah Online
Pertemuan ke IV

1. Pahami Topik Prosedur Keberangkatan Tamu, GRO dan Guest Complaint, materi tersebut telah  dikirim melalui email anda masing-masing.
2.Jika anda mengalami kesulitan dapat menghubungi sms no.081519677755
3.Kerjakan tugas yang diberikan dan dikumpulkan melalui blog masing masing pada waktu yang telah ditentukan.
=====================================================================

Tugas individu

1. Buatlah contoh percakapan antara petugas Front Office Cashier atau Front Desk Agent dengan tamu pada saat petugas menangani keberangkatan tamu individual.

2. Carilah referensi lain tentang ruang lingkup kerja GRO dan tata cara pendaftaran tamu VIP(penting), jika referensi yang anda gunakan dalam bahasa Inggris anda harus menerjemahkan kedalam bahasa Indonesia.

3.Berikut ini adalah link yang bisa anda gunakan dalam mengerjakan tugas ini:
http://www.hospitality-school.com/
http://ehotelier.com/

4. Tugas ini diselesaikan paling lambat pada hari Senin tanggal 11 Februari 2013, jam 18.00.

Tugas KOL D I PVB

Petunjuk pengerjaan tugas individu.

1. Buatlah contoh percakapan antara petugas Front Office Cashier atau Front Desk Agent dengan tamu pada saat petugas menangani keberangkatan tamu individual.

2. Carilah referensi lain tentang runaglingkup kerja GRO dan tata cara pendaftaran tamu VIP(penting), jika referensi yang anda gunakan dalam bahasa Inggris anda harus menerjemahkan kedalam bahasa Indonesia.

3.Berikut ini adalah link yang bisa anda gunakan dalam mengerjakan tugas ini:
http://www.hospitality-school.com/
http://ehotelier.com/

4. Tugas ini dikumpulkan palinglambat pada hari Kamis tanggal 08 Nopember 2012, jam 18.00.

KOL DI Program PVB

Kuliah FO Pertemuan III dan IV (KOL)

Petunjuk KOL:

1. Unduh materi FO materi Prosedur Keberangkatan Tamu , materi GRO dan Guest Complaint pada web:stpsahid.net
2. Baca dan pahami materi tersebut, jika anda mengalami kesulitan dapat menghubungi di ym:hardini9810@yahoo.com atau di google talk:diniiidris9810@gmail.com atau di sms di no.081519677755
3.Kerjakan tugas yang diberikan dan dikumpulkan melalui blog masing masing atau ke email hardini9810@yahoo.com, pada waktu yang telah ditentukan.

Tugas Tambahan FO

Petunjuk Pengerjaan Tugas.
1. Baca dan pahami topik Types of Reservations dan Sources of Reservation.
2. Buatlah rangkuman dalam bahasa Indonesia.
3. Carilah 2(dua)referensi lain yang terkait dengan topik tersebut,kemudian buat rangkumannya.
4.Tulislah sumber atau referensinya.
5. Tugas dikumpulkan paling lambat tanggal 9(sembilan) Oktober via email:hardini9810@yahoo.com
6. Jika anda memerlukan informasi tambahan dapat menghubungi di ym.

Types of Reservation & Sources of Reservation

Types of Reservation Systems

Franchise

A franchisee is a hotel owner who has access to a national reservation system and receives the benefits to corporation’s management expertize, financial backing, national advertising and group purchasing. A franchise member of areservation system or a member of a referal system gains significatn advantages from interhotel property referals , a system in which one member property recommends another member property to a guest, and national adversiting.

Referal Member

A referal memebr of a reservation referal system, a worldwide organising that processes requests for a room reservation at a particular member hotel, is a hotel developer owner who has access to the national reservation system. Hotels that are members of the reservations system are more than able to justify the associated costs;for example, a chain property may obtain 15 to 30 percet of its daily room rentals from the national reservation system, depending on local economic and market conditions. Compared to costs incurred by an independent property that must be generate every single room sale with individual marketing and sales efforts, franchise referal costs seen minimal.

Sources of Reservations

Guest reservations came from a variety of market segments. Some of the more common groups are corporate clients, social/miliatry/educational/religious/fraternal(SMERF) organizations, group travelers, leisure travelers, and current guest who want to return to the same hotel. This is only one way of classifiying guest reservations. The purpose of analyzing these segments is to understand the needs of each group and to provide reservation systems that meet their needs. Keep in mind that reviewing these needs will assist you on gaining insight into the guest’s methods of communication. The more you learn about these methods, the better you will be able to monitor and improve current reservation communication systems

Corporate System

The corporate client is a hotel guest employed by a business or a guest of that the business corporate clients provide a hotel with an opportunity to establish a regular flow of business during sales periods that would otherwise be flat. For example, a hotel located in an area popular with weekend tourists would operate at a loss if an aggressive marketing efffort were not made to secure corporate clients from Sunday through Thursday nights. Corporate clients are usually in town to visit corporate heaquaters or to attend business meetings or conventions. Visits are usually structured in advance, with detailed agendas and itineraries. Such structured schedules suggest the corporate guest requires reservations to ensure a productive business visit.

The reservation for the corporate guest may be initiated by a secretary or an administrative assistant. These office personnel are vital to the hotel marketing efforts. Many hotels offer a secretaries  club, which is a powerful marketing and public relation effort aimed at this group. The program encourages the secertary or administrative assistant to make room reservations with the hotel for visiting business clients by providing incentives such as gift certificates for the person who books the most reservations, free meals, and free special-interest seminars. This system forms the basis for a loyal contigent of secretaries and administrative assistants who think of the club’s hotel first. This marketing program helps the front office manager and the reservationist get to know the leaders in the business community in an indirect way.If such people need to quick reservation on a busy night, they fell they will receive special consideration from the hotel management.

A toll free phone number assists the cost conscious corporate client by allowing corporate guests calling from outside property’s area code to save on phone bills. The independent lodging property that has installed a toll free phone number gives itself a marketing advantage. If the person making the reservation wants to check our rates, location, amenities related hotels services, and trhe like, he or she can do so without incurring expense. Even with today’s common use of cell phones, the toll free number is appreciated. The corporate client can then match travel needs with available lodging properties.

The corporate client can also plece the reservation through the reservation/referal system of the chain organization. The large chains, which advertise by radio, television, billloard, and print, allow the corporate client to make reservations easly through to a tollfree number.The number connects the caller to a reservationist who has access to a data bank of available rooms at lodging properties that are members of the chain or referral system. The reservation can be completed in minutes. The use of a single phone number to access all properties offers the corporate client an easy, standard way to make reservations for stays in several cities with one call. In the lodging industry, this opportunity to gain repeat business is important. Travel agents also make reservations for corporate clients. The travel agent who is booking air or other client can also visit a hotel’s website to obtain information and make a room reservation. A more recent means of comunicating reservation to lodging properties is Linkdln. Carol Verret describes how Linkedln can assist the sales representative in a lodging property.

Sources: James A.Bardi, Hotel Front Office Management-Fift Edition