Rabu, 20 Maret 2013

Kuliah Online DI-PVB_21 Maret 2013


Front Office Report

A. Laporan & Catatan di Front Office.
Pelaporan merupakan salah satu kegiatan manajemen di kantor depan hotel, yaitu fungsi pengawasan, pelaporan ini adalah mencatat/ mendata kegiatan dan menyebarluaskan informasi tentang kegiatan /peristiwa yang telah dilakukan maupun yang akan dilakukan. Laporan yang dibuat oleh KDH akan disebarluaskan kebagian lain. Agar laporan ini dapat dengan mudah dibaca dan dimengerti maka format-format yang digunakan sesuai dengan kebutuhan hotel. Laporan yang dibuat oleh Front Office adalah merupakan pertanggungjawaban serta merupakan kegiatan koordinasi pelayanan terhadap departemen lain. Adapun kegunaan pelaporan ini adalah sebagai dasar manajemen untuk membuat kebijakan yang akan datang.
Departemen atau bagian yang memerlukan laporan dari Front Office yaitu: General Manager, Excecutive Assistant Manager, Rooms Division Manager, FOM, FB Manager, Sales & Marketing Manager, Accounting Manager, Excecutive Housekeeper, Laundry Manager, Chief Engineering, Chief Security, Executive Chef,  Reception, Reservation, Telephone Operator, Information, GRO,  Concierge, Front Office Cashier, Security.
Laporan yang dibuat dapat dibedakan menjadi empat yaitu; Backward, forward, statistic dan  financial report. Adapun secara rinci dan contoh masing-masing jenis laporan ini sebagai berikut:
a. Backward report adalah laporan tentang data mengenai hasil kegiatan yang telah dicapai, contoh laporan ini yaitu:
·           Hotel competitive report (laporan tentang tingkat hunian kamar& pendapatan kamar hotel pesaing)
·           In house guest report (laporan tentang tamu-tamu yang menginap di hotel)
·           Cancellation guest report (laporan tentang pembatalan kedatangan tamu)
·           No show report (laporan tentang tamu yang sudah memesan kamar tetapi tidak datang tanpa informasi)
·           Long staying report (laporan tentang tamu yang menginap dalam jangka waktu yang lama)
·           Complimentary report (laporan tamu-tamu yang mendapat fasilitas kamar secara cuma-cuma)
·           Room count sheet (laporan penjualan kamar selama 24 jam)
·           Room sales recapitulation (rekapitulasi penjualan kamar dan data statistik lainnya selama 24 jam)
·           Guest questionary report (laporan tentang angket tamu)
b.  Forward report adalah laporan yang berisi tentang data/informasi kegiatan yang akan terjadi di hotel, contoh laporan ini yaitu:
·           Forecast report
·           Expected arrival list
·           Expected departure list
·           VIP list
·           Group information list

c. Financial report yaitu laporan yang berisi tentang keuangan hotel, beberapa contoh yang termasuk laporan keuangan ini yaitu:

·           Posting jurnal transaction /laporan jurnal transaksi:merupakan data sebagai bukti, aktivitas staf hotel dalam memposting transaksi
·           Guest with balance report /laporan perincian piutang tamu:berisi tentang perincian piutang hotel yang akan ditagihkan ke pihak ketiga.
·           Guest detailed balance report /laporan  perincian piutang tamu secara rinci:berisi catatan secara rinci tentang hutang tamu kepada hotel, laporan ini berguna untuk mengontrol hutang tamu agar tidak melewati jumlah uang jaminannya.
  • Credit check report /laporan yang berisi tentang jaminan pembayaran tamu dengan kartu kredit:Laporan ini berisi rincian pengunaan kartu kredit tamu, ini berguna untuk mengontrol apakah bank masih dapat memberikan jaminan terhadap transaksi tamu.
  • House account report/laporan tentang transaksi atas tanggungan hotel, laporan ini berisi tentang transaksi yang menjadi tanggungan hotel.
d. Statistic report adalah laporan yang berisi data statistic hotel, laopran ini dapat berupa/berisi tentang:
  • Segmentasi pasar: berisi pengelompokkan tamu sesuai dengan golongan, seperti orang-orang bisnis, pemerintahan, perusahaan penerbangan, kedutaan, biro perjalanan dsb.
  • Geografical domisili:berisi tentang data-data mengenai asal usul dari mana tamu yang pernah menginap, statistik ini akan menunjukkan dari negara mana tamu terbanyak.
  • Daily competitive report: laporan ini tentang tingkat hunian hotel lain yang dikategorikan sebagai hotel pesaing. P
B. Rumus Perhitungan Tingkat Hunian Kamar
     Laporan yang sangat penting dihotel salah satunya adalah laporan tentang hunian kamar, hunian kamar ini dihitung dengan menggunakan rumus:    
    a. Persentase tingkat hunian kamar yang diisi oleh seorang tamu (percentage of single occupancy).
    b. Persentase tingkat hunian kamar yang diisi oleh dua orang(percentage of double occupancy).
    c. Rata-rata pendapatan perkamar(Average room rate)
    d. Rata-rata harga perorang(Average guest rate)


Tidak ada komentar:

Posting Komentar