Front
Office Report
A. Laporan &
Catatan di Front Office.
Pelaporan merupakan
salah satu kegiatan manajemen di kantor depan hotel, yaitu fungsi pengawasan,
pelaporan ini adalah mencatat/ mendata kegiatan dan menyebarluaskan informasi
tentang kegiatan /peristiwa yang telah dilakukan maupun yang akan dilakukan.
Laporan yang dibuat oleh KDH akan disebarluaskan kebagian lain. Agar laporan
ini dapat dengan mudah dibaca dan dimengerti maka format-format yang digunakan
sesuai dengan kebutuhan hotel. Laporan yang dibuat oleh Front Office adalah
merupakan pertanggungjawaban serta merupakan kegiatan koordinasi pelayanan
terhadap departemen lain. Adapun kegunaan pelaporan ini adalah sebagai dasar
manajemen untuk membuat kebijakan yang akan datang.
Departemen atau bagian yang memerlukan laporan dari
Front Office yaitu: General Manager, Excecutive Assistant Manager, Rooms Division
Manager, FOM, FB Manager, Sales & Marketing Manager, Accounting Manager,
Excecutive Housekeeper, Laundry Manager, Chief Engineering, Chief Security,
Executive Chef, Reception, Reservation,
Telephone Operator, Information, GRO,
Concierge, Front Office Cashier, Security.
Laporan yang dibuat dapat dibedakan menjadi empat
yaitu; Backward, forward, statistic dan
financial report. Adapun secara rinci dan
contoh masing-masing jenis laporan ini sebagai berikut:
a. Backward
report adalah laporan tentang data mengenai hasil kegiatan yang telah
dicapai, contoh laporan ini yaitu:
·
Hotel
competitive report (laporan tentang
tingkat hunian kamar& pendapatan kamar hotel pesaing)
·
In
house guest report (laporan tentang
tamu-tamu yang menginap di hotel)
·
Cancellation
guest report (laporan tentang pembatalan
kedatangan tamu)
·
No
show report (laporan tentang tamu yang sudah
memesan kamar tetapi tidak datang tanpa informasi)
·
Long
staying report (laporan tentang tamu yang
menginap dalam jangka waktu yang lama)
·
Complimentary
report (laporan tamu-tamu yang mendapat
fasilitas kamar secara cuma-cuma)
·
Room
count sheet (laporan penjualan kamar selama 24
jam)
·
Room
sales recapitulation (rekapitulasi penjualan
kamar dan data statistik lainnya selama 24 jam)
·
Guest
questionary report (laporan tentang
angket tamu)
b. Forward
report adalah laporan yang berisi tentang data/informasi kegiatan yang akan
terjadi di hotel, contoh laporan ini yaitu:
·
Forecast
report
·
Expected
arrival list
·
Expected
departure list
·
VIP
list
·
Group
information list
c. Financial report yaitu laporan yang
berisi tentang keuangan hotel, beberapa contoh yang
termasuk laporan keuangan ini yaitu:
·
Posting
jurnal transaction /laporan jurnal
transaksi:merupakan data sebagai bukti, aktivitas staf hotel dalam memposting
transaksi
·
Guest
with balance report /laporan perincian
piutang tamu:berisi tentang perincian piutang hotel yang akan ditagihkan ke
pihak ketiga.
·
Guest
detailed balance report /laporan perincian piutang tamu secara rinci:berisi
catatan secara rinci tentang hutang tamu kepada hotel, laporan ini berguna
untuk mengontrol hutang tamu agar tidak melewati jumlah uang jaminannya.
- Credit check
report /laporan yang berisi tentang
jaminan pembayaran tamu dengan kartu kredit:Laporan ini berisi rincian
pengunaan kartu kredit tamu, ini berguna untuk mengontrol apakah bank
masih dapat memberikan jaminan terhadap transaksi tamu.
- House account
report/laporan tentang transaksi
atas tanggungan hotel, laporan ini berisi tentang transaksi yang menjadi
tanggungan hotel.
d. Statistic report adalah laporan yang
berisi data statistic hotel, laopran ini dapat berupa/berisi tentang:
- Segmentasi
pasar: berisi pengelompokkan tamu sesuai dengan golongan, seperti
orang-orang bisnis, pemerintahan, perusahaan penerbangan, kedutaan, biro
perjalanan dsb.
- Geografical
domisili:berisi tentang data-data mengenai asal usul dari mana tamu yang
pernah menginap, statistik ini akan menunjukkan dari negara mana tamu
terbanyak.
- Daily competitive report: laporan ini tentang tingkat hunian hotel lain yang dikategorikan sebagai hotel pesaing. P
B. Rumus Perhitungan Tingkat Hunian Kamar
Laporan yang sangat penting dihotel salah satunya adalah laporan tentang hunian kamar, hunian kamar ini dihitung dengan menggunakan rumus:
a. Persentase tingkat hunian kamar yang diisi oleh seorang tamu (percentage of single occupancy).
b. Persentase tingkat hunian kamar yang diisi oleh dua orang(percentage of double occupancy).
c. Rata-rata pendapatan perkamar(Average room rate)
d. Rata-rata harga perorang(Average guest rate)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar