Tugas Kuliah Online_DIV

Petunjuk pengerjaan tugas individu.
a. Waktu pengumpulan tugas sampai dengan hari Jum'at(25 Okt 2013)
b. Tugas dikumpulkan via email ke hardini9810@yahoo.com, jika ada pertanyaan tentang materi dan tugas dapat sms ke 081519677755.

Tugas individu.

1. Jelaskan prosedur penanganan tamu pindah kamar.
2. Jelaskan pengertian incognito dan prosedurnya.
3. Jelaskan tehnik menjual kamar yang dilakukan oleh reception
4. Jelaskan perbedaan antara master bill dan extra bill
5. Sebutkan 8(delapan)  informasi  tamu yang dibutuhkan oleh reception pada saat penanganan pendaftaran tamu.

Kuliah Online FO Operasional_DIV_Hari Selasa 22 Oktober 2013

A. TEHNIK MENJUAL KAMAR

a. Pendekatan (Approach).

b. Penjelasan dan penetapan harga kamar (Presentation & pricing).

c. Mengatasi tamu yang merasa keberatan (Handling objection)

d. Menutup penjualan (Closing the sale).

B. PELAYANAN SELAMA TAMU MENGINAP DI HOTEL

a.       Incognito; tamu yang menginap di hotel sesuai dengan permintaannya keberadaan di hotel tidak ingin diketahui oleh orang lain atau dirahasiakan. Jika ada tamu yang mencarinya maka seluruh karyawan hotel akan mengatakan bahwa tamu tersebut tidak menginap di hotel, untuk menandakan bahwa tamu incognito ada beberapa cara yaitu dengan memberi tanda (*) atau (XXX) di depan nama tamu.

b.      Privacy/do not disturb; tamu yang menginap di hotel sesuai dengan permintaanya dan dengan alasan tertentu tidak ingin seseorang mengganngu dirinya, hal ini berlaku untuk staf hotel atau tamu lain yang mencarinya.

c.       Cash basis; tamu yang menginap di hotel dengan deposit terbatas sehingga tidak bisa menjamin atas transaksi dan penggunaan fasilitas yang digunakan oleh sebab itu setiap transaksi yang dilakukannya harus dibayar secara tunai.

d.      Room & rate change; tamu yang menginap di hotel karena alasan tertentu harus atau ingin pindah kamar, prosedur yang dilakukan oleh FDA yaitu; menanyakan alasan, mencari kamar pengganti yang sesuai dengan permintaan tamu, melapor kepada bagian lain yang terkait dengan perpindahan ini (HK, engineering), mengisi formulir change of room or rate serta memberikan kunci kamar yang baru.

e.       Double lock room; kamar tamu dengan alasan tertentu dikunci dengan menggunakan kode khusus oleh Manager, alasan double lock room yaitu tamu sleep out, tamu mempunyai masalah dengan pembayaran.

C. LAPORAN DAN CATATAN DI RECEPTION

a. Today expected arrival list

b. Today arrival list

c. Guest in house list

d. Today expected departure list(due out)

e. Today departure list

f. Daily VIP list

g.Incident report

D. JENIS REKENING TAMU

a. Individual bill

b. Master bill

c. Extra bill

d. Seperate bill

Tugas Kuliah Online FO II DIV

Tugas individu
a. Hitunglah:
    a) Percentage occupancy
    b) Percentage of double occupancy
    c) Net average room rate in Rp
    d) Net average guest rate in Rp
dari data hotel WFV yang mempunyai seluruh kamarnya adalah 563 namun ada dua kamar tidak bisa dijual karena sedang rusak dan satu kamar yang dihuni oleh GM. Kamar yang terjual sebanyak 441 yang diisi sebanyak 678 orang. Pendapatan kotor yang diperoleh dari pendapatan kamar adalah US$ 124.210. Bookeeping rate Rp. 10.030

Tugas dikumpulkan paling lambat hari Kamis/04 Juli 2013 ke hardini9810@yahoo.com atau diniidris9810@gmail.com

Tugas Kuliah Online DI_PVB_21 Maret 2013

Tugas individu
a. Hitunglah:
    a) Prosentase tingkat hunian kamar satu orang
    b) Prosentase tingkat hunian kamar dua orang
    c) Rata-rata pendapatan perkamar dalam rupiah
    d) Rata-rata harga perorang dalam rupiah
dari data hotel WFV yang mempunyai seluruh kamarnya adalah 353 namun ada dua kamar tidak bisa dijual karena sedang rusak. Kamar yang terjual sebanyak 241 yang diisi sebanyak 335 orang. Pendapatan yang diperoleh dari pendapatan kamar adalah US$ 34.210. Bookeeping rate Rp. 9.100

Tugas dikumpulkan paling lambat hari Sabtu/23 Maret 2013.

Kuliah Online DI-PVB_21 Maret 2013

Front Office Report

A. Laporan & Catatan di Front Office.

Pelaporan merupakan salah satu kegiatan manajemen di kantor depan hotel, yaitu fungsi pengawasan, pelaporan ini adalah mencatat/ mendata kegiatan dan menyebarluaskan informasi tentang kegiatan /peristiwa yang telah dilakukan maupun yang akan dilakukan. Laporan yang dibuat oleh KDH akan disebarluaskan kebagian lain. Agar laporan ini dapat dengan mudah dibaca dan dimengerti maka format-format yang digunakan sesuai dengan kebutuhan hotel. Laporan yang dibuat oleh Front Office adalah merupakan pertanggungjawaban serta merupakan kegiatan koordinasi pelayanan terhadap departemen lain. Adapun kegunaan pelaporan ini adalah sebagai dasar manajemen untuk membuat kebijakan yang akan datang.

Departemen atau bagian yang memerlukan laporan dari Front Office yaitu: General Manager, Excecutive Assistant Manager, Rooms Division Manager, FOM, FB Manager, Sales & Marketing Manager, Accounting Manager, Excecutive Housekeeper, Laundry Manager, Chief Engineering, Chief Security, Executive Chef,  Reception, Reservation, Telephone Operator, Information, GRO,  Concierge, Front Office Cashier, Security.

Laporan yang dibuat dapat dibedakan menjadi empat yaitu; Backward, forward, statistic dan  financial report. Adapun secara rinci dan contoh masing-masing jenis laporan ini sebagai berikut:

a. Backward report adalah laporan tentang data mengenai hasil kegiatan yang telah dicapai, contoh laporan ini yaitu:

·           Hotel competitive report (laporan tentang tingkat hunian kamar& pendapatan kamar hotel pesaing)

·           In house guest report (laporan tentang tamu-tamu yang menginap di hotel)

·           Cancellation guest report (laporan tentang pembatalan kedatangan tamu)

·           No show report (laporan tentang tamu yang sudah memesan kamar tetapi tidak datang tanpa informasi)

·           Long staying report (laporan tentang tamu yang menginap dalam jangka waktu yang lama)

·           Complimentary report (laporan tamu-tamu yang mendapat fasilitas kamar secara cuma-cuma)

·           Room count sheet (laporan penjualan kamar selama 24 jam)

·           Room sales recapitulation (rekapitulasi penjualan kamar dan data statistik lainnya selama 24 jam)

·           Guest questionary report (laporan tentang angket tamu)

b.  Forward report adalah laporan yang berisi tentang data/informasi kegiatan yang akan terjadi di hotel, contoh laporan ini yaitu:

·           Forecast report

·           Expected arrival list

·           Expected departure list

·           VIP list

·           Group information list

c. Financial report yaitu laporan yang berisi tentang keuangan hotel, beberapa contoh yang termasuk laporan keuangan ini yaitu:

·           Posting jurnal transaction /laporan jurnal transaksi:merupakan data sebagai bukti, aktivitas staf hotel dalam memposting transaksi

·           Guest with balance report /laporan perincian piutang tamu:berisi tentang perincian piutang hotel yang akan ditagihkan ke pihak ketiga.

·           Guest detailed balance report /laporan  perincian piutang tamu secara rinci:berisi catatan secara rinci tentang hutang tamu kepada hotel, laporan ini berguna untuk mengontrol hutang tamu agar tidak melewati jumlah uang jaminannya.

• Credit check report /laporan yang berisi tentang jaminan pembayaran tamu dengan kartu kredit:Laporan ini berisi rincian pengunaan kartu kredit tamu, ini berguna untuk mengontrol apakah bank masih dapat memberikan jaminan terhadap transaksi tamu.
• House account report/laporan tentang transaksi atas tanggungan hotel, laporan ini berisi tentang transaksi yang menjadi tanggungan hotel.

d. Statistic report adalah laporan yang berisi data statistic hotel, laopran ini dapat berupa/berisi tentang:

• Segmentasi pasar: berisi pengelompokkan tamu sesuai dengan golongan, seperti orang-orang bisnis, pemerintahan, perusahaan penerbangan, kedutaan, biro perjalanan dsb.
• Geografical domisili:berisi tentang data-data mengenai asal usul dari mana tamu yang pernah menginap, statistik ini akan menunjukkan dari negara mana tamu terbanyak.
• Daily competitive report: laporan ini tentang tingkat hunian hotel lain yang dikategorikan sebagai hotel pesaing. P

B. Rumus Perhitungan Tingkat Hunian Kamar

     Laporan yang sangat penting dihotel salah satunya adalah laporan tentang hunian kamar, hunian kamar ini dihitung dengan menggunakan rumus:    

    a. Persentase tingkat hunian kamar yang diisi oleh seorang tamu (percentage of single occupancy).

    b. Persentase tingkat hunian kamar yang diisi oleh dua orang(percentage of double occupancy).

    c. Rata-rata pendapatan perkamar(Average room rate)

    d. Rata-rata harga perorang(Average guest rate)

Kuliah Online DI PVB-07 Februari 2013

Petunjuk Kuliah Online
Pertemuan ke IV

1. Pahami Topik Prosedur Keberangkatan Tamu, GRO dan Guest Complaint, materi tersebut telah  dikirim melalui email anda masing-masing.
2.Jika anda mengalami kesulitan dapat menghubungi sms no.081519677755
3.Kerjakan tugas yang diberikan dan dikumpulkan melalui blog masing masing pada waktu yang telah ditentukan.
=====================================================================

Tugas individu

1. Buatlah contoh percakapan antara petugas Front Office Cashier atau Front Desk Agent dengan tamu pada saat petugas menangani keberangkatan tamu individual.

2. Carilah referensi lain tentang ruang lingkup kerja GRO dan tata cara pendaftaran tamu VIP(penting), jika referensi yang anda gunakan dalam bahasa Inggris anda harus menerjemahkan kedalam bahasa Indonesia.

3.Berikut ini adalah link yang bisa anda gunakan dalam mengerjakan tugas ini:
http://www.hospitality-school.com/
http://ehotelier.com/

4. Tugas ini diselesaikan paling lambat pada hari Senin tanggal 11 Februari 2013, jam 18.00.