KOL FO 1-Kelas H01&H08, hari Senin, Selasa & Rabu

Topik Reception 

Reception di beberapa hotel menggunakan istilah masing-masing seperti Front Desk Agent, Guest Service Assistant, Ambasador, Room Clerk. Receptionist adalah penting bagi tamu dan hotel, hal ini dikarenakan dia adalah orang yang paling banyak berhubungan dengan tamu, sejak sebelum kedatangan, pada saat kedatangan, selama menginap dan pada saat keberangkatan, oleh karena itu receptionist seharusnya mampu menciptakan dan mempertahankan kesan dan citra hotel yang baik.

A. Tugas dan tanggungjawab Receptionist

Receptionist mempunyai tugas dan tanggungjawab yang penting dalam untuk mewujudkan tujuan hotel, adapun tugas dan tanggungjawabnya yaitu:

1.      Menyambut kedatangan tamu dengan ramah dan sopan.

2. Memproses pendaftaran tamu dengan efesien dan efektif.
3. Mempersiapkan kedatangan tamu dan menentukan kamar untuk tamu.
4. Menangani kunci kamar tamu dengan benar.
5. Menjawab telepon dengan cepat, sopan dan ramah.
6. Menangani permintaan tamu selama menginap seperti pindah kamar & sleep out dan kebutuhan lain secara benar dan memperhatikan persyaratan keamanan.
7. Melakukan koordinasi dengan bagian lain untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu secara efektif dan efisien.
8. Menyelesaikan permasalahan tamu yang berhubungan dengan produk dan pelayanan hotel secara tepat.
9. Memproses segala macam pembayaran tamu dengan benar.
10. Memproses keberangkatan tamu secara efektif dan efesien.
11. Membuat laporan yang berhubungan dengan tamu & kamar seperti laporan tingkat hunian kamar, laporan tamu yang menginap di hotel secara benar.
 

B. Persiapan kedatangan tamu

 Sebelum receptionist melakukan pekerjaaan rutinnya, ia harus melakukan berbagai persiapan agar pekerjaannya efisien, persiapan yang dilakukan adalah persiapan diri dan persiapan pada area kerja. Persiapan diri yang harus dilakukan adalah standar penampilan, kerapihan, kebersihan dan persiapan mental. Persiapan pada area kerja adalah persiapan formulir dan alat yang akan digunakan pada masa kerjanya. Beberapa tugas utama yang seharusnya dilakukan oleh receptionist dalam hal persiapan kerja, yaitu:

a.  Menyiapkan dan memeriksa peralatan dan formulir yang akan diperlukan.

b. Membuat dan memeriksa daftar tamu tamu yang akan datang pada hari ini (today expected arrival list).

c. Memeriksa profil/riwayat tamu (guest history).

Profil atau riwayat tamu berguna bagi hotel untuk memberikan pelayanan yang seperti diinginkan oleh tamu, karena tamu tersebut sudah pernah menginap di hotel. Profil tamu berisikan data-data:

-  Permintaan khusus tamu, seperti: koran, majalah kesukaannya, tempat tidur tambahan (Extra bed).

-  Tipe kamar dan lokasi kamar yang diinginkan, seperti: smoking atau non smoking room, quiet rooms, connecting rooms.

-  Cara pembayaran yang digunakan, seperti tunai, Master, Visa atau Amex (American Express).

-  Makanan dan minuman kesukaan.

-  Lama menginap.

-  Tanggal lahir.

d.Mengalokasikan kamar (allocating the guest room).

Kamar yang sudah dipesan harus dialokasikan sesuai dengan permintaan tamu, mengalokasikan kamar dengan mempertimbangankan berbagai hal antara lain; profil tamu, permintaan khusus tamu, jumlah dan tipe kamar yang dipesan oleh tamu rombongan, tamu VIP dialokasikan atas persetujuan atasan, informasi dari departemen lain tentang kamar hotel.

e. Memastikan dan menindak lanjuti pemesanan kamar yang tidak pasti.

Pemesanan kamar yang tidak pasti seperti waiting list atau kamar yang dipesan tanpa ada jaminan pembayaran ditindaklanjuti kepada bagian yang terkait sehingga data yang ada selalu akurat.

f.Menyusun dan mendistribusikan daftar kedatangan kepada departemen yang terkait.

Daftar kedatangan tamu disusun secara benar dan didistribusikan kepada departemen lain sebagai informasi tentang jumlah tamu dan berguna untuk mempersiapkan pelayanan kamar dan pelayanan lainnya secara baik.

g. Menginformasikan tentang permintaan khusus kepada staf atau departemen yang terkait.

Permintaan khusus yang diterima oleh receptionist harus segera di informasikan kepada departemen terkait, sehingga pada saat kedatangan tamu di hotel seluruh permintaan yang diinginkan oleh tamu dapat dipenuhi.