Pemesanan Kamar Bagi Tamu Rombongan

Prosedur penanganan permintaan kamar untuk tamu rombongan:

1.        Mencatat semua permintaan secara lengkap sesuai dengan permintaannya 

2.        Memberikan konfirmasi secepatnya tentang status permintaannya.

3.       Memberikan informasi/laporan kepada departemen lain terutama Sales manager dan Food Beverage Manager.

4.       Menghubungi pihak pemesan kamar untuk memastikan pemesanan kamarnya dalam jangka waktu  60, 30, 20 hari sebelum kedatangannya.

5.       30 hari sebelum tamu rombongan datang minimal sudah diterima daftar nama tamu yang akan menginap.

6.       Dua minggu sebelumnya beberapa informasi sudah diterima:

-          Daftar nama tamu (rooming list) beserta nama pimpinan rombongan.

-       Rincian acara dan permintaan yang berhubungan dengan makanan dan minuman.

-          Waktu/jam kedatangan dan keberangkatannya dari hotel.

-          Masalah pembayaran.

-          Permintaan khusus yang perlu dipersiapkan.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan bila menerima pemesanan untuk tamu rombongan:

1.        Semua permintaan harus dijawab dan dicatat secara lengkap sesuai dengan permintaannya di dalam reservation form.

2.        Front Office Manager harus memberikan informasi kepada FB Manager terutama yang berhubungan dengan masalah pengaturan makanan dan minuman yang dibutuhkan oleh tamu rombongan tersebut.

3.       Masalah harga (harga kamar, makanan dan minuman harus dibicarakan sebelumnya dengan sales manager atau General Manager.

4.       Harus ditentukan jumlah kamar yang akan diberikan tanpa bayar (complimentary rooms).

5.       Masalah pembayaran harus ditentukan dan disetujui oleh FOM, apabila pembayaran akan ditagihkan kepada perusahaan harus dibicarakan terlebih dahulu dengan bagian Accounting.