Tugas FO 1-Kelas H08(kelas PBU NTT) & H01

Tugas Individu.

* Carilah minimal 2 referensi tentang job description Reception atau Front Desk Agent, apabila referensi yang digunakan dalam bahasa Inggris, artikan kedalam bahasa Indonesia, tulis sumber atau refensi yang anda gunakan.
* Tugas dapat dikerjakan didalam blog anda atau dikirim ke alamat diniidris9810@gmail.com, paling lambat hari Jum'at(25 Nop) dan Minggu(27 Nop)
* Jika anda mengalami kesulitan dapat menghubungi di ym (hardini9810@yahoo.com) atau gogle talk(diniidris9810@gmail.com) atau gogle+

KOL FO 1-Kelas H01&H08, hari Senin, Selasa & Rabu

Topik Reception 

Reception di beberapa hotel menggunakan istilah masing-masing seperti Front Desk Agent, Guest Service Assistant, Ambasador, Room Clerk. Receptionist adalah penting bagi tamu dan hotel, hal ini dikarenakan dia adalah orang yang paling banyak berhubungan dengan tamu, sejak sebelum kedatangan, pada saat kedatangan, selama menginap dan pada saat keberangkatan, oleh karena itu receptionist seharusnya mampu menciptakan dan mempertahankan kesan dan citra hotel yang baik.

A. Tugas dan tanggungjawab Receptionist

Receptionist mempunyai tugas dan tanggungjawab yang penting dalam untuk mewujudkan tujuan hotel, adapun tugas dan tanggungjawabnya yaitu:

1.      Menyambut kedatangan tamu dengan ramah dan sopan.

2. Memproses pendaftaran tamu dengan efesien dan efektif.
3. Mempersiapkan kedatangan tamu dan menentukan kamar untuk tamu.
4. Menangani kunci kamar tamu dengan benar.
5. Menjawab telepon dengan cepat, sopan dan ramah.
6. Menangani permintaan tamu selama menginap seperti pindah kamar & sleep out dan kebutuhan lain secara benar dan memperhatikan persyaratan keamanan.
7. Melakukan koordinasi dengan bagian lain untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu secara efektif dan efisien.
8. Menyelesaikan permasalahan tamu yang berhubungan dengan produk dan pelayanan hotel secara tepat.
9. Memproses segala macam pembayaran tamu dengan benar.
10. Memproses keberangkatan tamu secara efektif dan efesien.
11. Membuat laporan yang berhubungan dengan tamu & kamar seperti laporan tingkat hunian kamar, laporan tamu yang menginap di hotel secara benar.
 

B. Persiapan kedatangan tamu

 Sebelum receptionist melakukan pekerjaaan rutinnya, ia harus melakukan berbagai persiapan agar pekerjaannya efisien, persiapan yang dilakukan adalah persiapan diri dan persiapan pada area kerja. Persiapan diri yang harus dilakukan adalah standar penampilan, kerapihan, kebersihan dan persiapan mental. Persiapan pada area kerja adalah persiapan formulir dan alat yang akan digunakan pada masa kerjanya. Beberapa tugas utama yang seharusnya dilakukan oleh receptionist dalam hal persiapan kerja, yaitu:

a.  Menyiapkan dan memeriksa peralatan dan formulir yang akan diperlukan.

b. Membuat dan memeriksa daftar tamu tamu yang akan datang pada hari ini (today expected arrival list).

c. Memeriksa profil/riwayat tamu (guest history).

Profil atau riwayat tamu berguna bagi hotel untuk memberikan pelayanan yang seperti diinginkan oleh tamu, karena tamu tersebut sudah pernah menginap di hotel. Profil tamu berisikan data-data:

-  Permintaan khusus tamu, seperti: koran, majalah kesukaannya, tempat tidur tambahan (Extra bed).

-  Tipe kamar dan lokasi kamar yang diinginkan, seperti: smoking atau non smoking room, quiet rooms, connecting rooms.

-  Cara pembayaran yang digunakan, seperti tunai, Master, Visa atau Amex (American Express).

-  Makanan dan minuman kesukaan.

-  Lama menginap.

-  Tanggal lahir.

d.Mengalokasikan kamar (allocating the guest room).

Kamar yang sudah dipesan harus dialokasikan sesuai dengan permintaan tamu, mengalokasikan kamar dengan mempertimbangankan berbagai hal antara lain; profil tamu, permintaan khusus tamu, jumlah dan tipe kamar yang dipesan oleh tamu rombongan, tamu VIP dialokasikan atas persetujuan atasan, informasi dari departemen lain tentang kamar hotel.

e. Memastikan dan menindak lanjuti pemesanan kamar yang tidak pasti.

Pemesanan kamar yang tidak pasti seperti waiting list atau kamar yang dipesan tanpa ada jaminan pembayaran ditindaklanjuti kepada bagian yang terkait sehingga data yang ada selalu akurat.

f.Menyusun dan mendistribusikan daftar kedatangan kepada departemen yang terkait.

Daftar kedatangan tamu disusun secara benar dan didistribusikan kepada departemen lain sebagai informasi tentang jumlah tamu dan berguna untuk mempersiapkan pelayanan kamar dan pelayanan lainnya secara baik.

g. Menginformasikan tentang permintaan khusus kepada staf atau departemen yang terkait.

Permintaan khusus yang diterima oleh receptionist harus segera di informasikan kepada departemen terkait, sehingga pada saat kedatangan tamu di hotel seluruh permintaan yang diinginkan oleh tamu dapat dipenuhi.

Tugas untuk Mahasiswa PBU NTT-Senin(14 Nop 2011)

Petunjuk pengerjaan tugas.

* Tugas ini adalah tugas individu, tugas dikumpulkan paling lambat hari Kamis(17 Nop).

* Tulis referensi yang anda gunakan dalam menyelesaikan tugas ini.

1.  Carilah & jelaskan arti dari gloseri/istilah-istilah yang terkait dengan bagian reservasi, minimal 15 kata.

2.  Tidak semua hotel menerapkan SOP yang sama ketika penanganan pemesanan kamar,anda diminta untuk mencari SOP yang berbeda dengan SOP yang anda sudah pelajari, SOP yang anda harus cari antara lain:

     a.  Pemesanan kamar untuk tamu individu.

     b.  Pemesanan kamar untuk tamu VIP.

     c.  Pemesanan kamar untuk tamu rombongan.

     d. Pembatalan pemesanan kamar.

Latihan untuk Mahasiswa PBU NTT- Senin(14 Nop 2011)

Petunjuk pengerjaan latihan.

* Sebelum mengerjakan tugas anda harus memahami materi yang terkait dengan pemesanan kamar bagi tamu rombongan.

* Latihan ini kerjakan didalam blog anda, khusus untuk pengisian formulir dikumpulkan hari Kamis(17 Nop).

* Setelah membuat surat pemesanan kamar, anda kemudian mengisi formulir reservasi serta group information yang tersedia di lab Front Office. 

Latihan 1. 

Buatlah contoh surat pemesanan kamar untuk tamu rombongan (minimal kamar yang dipesan sebanyak 10 kamar, minimal tamu 15 orang, rombongan berasal dari sebuah biro perjalanan, biro perjalanan akan menanggung biaya kamarnya saja.

Pemesanan Kamar Bagi Tamu Rombongan

Prosedur penanganan permintaan kamar untuk tamu rombongan:

1.        Mencatat semua permintaan secara lengkap sesuai dengan permintaannya 

2.        Memberikan konfirmasi secepatnya tentang status permintaannya.

3.       Memberikan informasi/laporan kepada departemen lain terutama Sales manager dan Food Beverage Manager.

4.       Menghubungi pihak pemesan kamar untuk memastikan pemesanan kamarnya dalam jangka waktu  60, 30, 20 hari sebelum kedatangannya.

5.       30 hari sebelum tamu rombongan datang minimal sudah diterima daftar nama tamu yang akan menginap.

6.       Dua minggu sebelumnya beberapa informasi sudah diterima:

-          Daftar nama tamu (rooming list) beserta nama pimpinan rombongan.

-       Rincian acara dan permintaan yang berhubungan dengan makanan dan minuman.

-          Waktu/jam kedatangan dan keberangkatannya dari hotel.

-          Masalah pembayaran.

-          Permintaan khusus yang perlu dipersiapkan.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan bila menerima pemesanan untuk tamu rombongan:

1.        Semua permintaan harus dijawab dan dicatat secara lengkap sesuai dengan permintaannya di dalam reservation form.

2.        Front Office Manager harus memberikan informasi kepada FB Manager terutama yang berhubungan dengan masalah pengaturan makanan dan minuman yang dibutuhkan oleh tamu rombongan tersebut.

3.       Masalah harga (harga kamar, makanan dan minuman harus dibicarakan sebelumnya dengan sales manager atau General Manager.

4.       Harus ditentukan jumlah kamar yang akan diberikan tanpa bayar (complimentary rooms).

5.       Masalah pembayaran harus ditentukan dan disetujui oleh FOM, apabila pembayaran akan ditagihkan kepada perusahaan harus dibicarakan terlebih dahulu dengan bagian Accounting.

Memperbaharui Reservasi

Pembatalan pemesanan kamar (Cancellation).

Pembatalan yang dilakukan oleh pihak pemesan, bahwa mereka tidak jadi menginap di hotel, hal tersebut dilakukan sebelum waktunya tiba. Adapun prosedur yang harus dilakukan adalah:

     a. Mengambil data pemesanan yang telah dilakukan.

  b. Mengisi formulir pembatalan dengan lengkap (alasan, orang yang melakukan pembatalan, no telp)

     c. Mencoret slip pemesanan kamar.

     d. Hapus pada tabel pemesanan kamar (reservation chart).

     e. Simpan kembali pada arsip.

Amendement reservation (Perubahan pemesanan kamar).

Perubahan pemesanan kamar oleh karena sesuatu hal pemesanan kamar yang telah diterima terjadi perubahan dari yang telah disetujui. Adapun prosedur nya adalah:

    a.  Mengambil data pemesanan yang telah dilakukan.

    b. Mengisi perubahan dalam formulir perubahan pemesanan.

    c. Membuat perubahan pada slip pemesanan kamar.

    d. Merubah data pada reservation chart.

    e. Menyimpan pada arsip sesuai dengan perubahan pada tanggal tiba yang baru.